Dieser Seitenabschnitt enthält die folgenden Themenkreise: Allgemeine Übersicht Dateiausgabe - Exportdatei - Aufbau Allgemeine interne Datenausgabe für Listen, Statistiken, Etiketten, Adressen usw.

Dieser mächtige und vielseitige Programmbereich integriert spezielle Anwendungsbereiche, die letztendlich in Verbindung mit Suchfilterfunktionen auf der Grundmenge aller Datensätze basieren. Hierzu gehören: • Der variable Datenexportgenerator für die Erzeugung von Datendateien als Textdateien zur Datenübernahme o für Textverarbeitungssysteme, z. B. automatische Fakturierung. o Serienbrieffunktionen repräsentieren einige der mächtigsten Funktion in der Textverarbeitung. Konsequent angewendet lassen sich (fast) alle Druckaufgaben in Bezug auf Listen, Karteikarten, Korrespondenzen usw. realisieren. o Für Tabellenkalkulationen, z: B. zur weiteren Verarbeitung für spezielle Rechnungsabschlüsse, Kalkulationen usw. o Zur Verwendung als Datenexport-Interface; als Schnittstelle für weitere (professionelle) Programmsysteme. • Die variablen Listengenerierungen für eine Vielfalt von frei gestaltbaren und druckbaren Listen wie: o An- und Abreiselisten, o Gästelisten, o Zahlungsübersichten, o Umsatzübersichten usw. • Die vielfältigen druckbaren Statistiken, Übersichten und Kontrollen wie: o Ausgabe von statistischen Werten und Übersichten, o Ausgabe von Summen und Zahlungsübersichten, o Kontrolle der Datenbestände der Datenbanken. ▪ Die Statistiken können einzeln gedruckt werden. Die Auswahl der zu verwendenden Variablenwerte (Datenfelder) erfolgt durch das Anklicken der gewünschten Variablen. Ist eine Variable selektiert, so kann diese Auswahl durch einen erneuten Klick auf die Variable aufgehoben. Die Wahl der verwendeten Variablenwerte kann auch schnell durch die Auswahlbox erfolgen, in der bereits sieben von acht Gruppen vordefiniert sind. Eine derart gewählte vorgegebene Auswahl kann im Bedarfsfall durch weitere Selektionen (Anklicken der Variablenbezeichner) verändert werden. Die wirksam gewordenen Veränderungen werden gespeichert. Anmerkung: Ein Variablenbezeichnerüberschuss (nicht verwendete Variablen in einem Textdokument) ist i. Allg. ohne Bedeutung. Fehlende Variablen - also im Textdokument verwendete Variablenbezeichner - sind allerdings nicht zulässig! Hinweis: Alle Veränderungen bezüglich der einzelnen Variablen in den jeweiligen Auswahlen werden zum Schluss gespeichert! >>>> Ausgabeziel <<<<<< Der primäre Ausgabebereich wird durch die Wahl des Ausgabeziels festgelegt und lässt sich funktionell in zwei Gruppen unterteilen. 1. Dateiausgabe zum Datenexport: • Generierung von Datendateien als variable Textdateien zur Datenübernahme. • Für Textverarbeitungssysteme (z: B. autom. Fakturierung [Beispiel-Rechnungen] ). • Für Tabellenkalkulationen (z: B. zur vielseitigen weiteren Bearbeitungen). • Zur Weiterverarbeitung in anderen (professionellen) Programmen. 2. Datenausgaben für Bildschirm- und Druckausgaben: • Ausgabe von statistischen Werten und Übersichten, • Ausgabe von variablen Listen wie o An- und Abreiselisten, o Gästelisten, o Zahlungsübersichten, o Umsatzübersichten usw., • Ausgabe von gestaltbaren Adressen usw. z. B. für: o Klebeetiketten, o Briefumschläge, o Namensschilder usw. Hinsichtlich der Ausgabe (Datengrundmenge) kann der in der Gastdatenmaske aktuell dargestellte Datensatz „aktueller Datensatz“ oder „alle Datensätze” als Datengrundmenge gewählt werden. Nach dem Start in der Option „alle Datensätze” wird der Programmteil zur Datensatzauswahl „Datenauswahl - Filter” aufgerufen.

Bei der Option „Dateiausgabe” erfolgt eine direkte Ausgabe als Steuer- bzw. Datendatei. Der (vorgegebene) Dateiname und der Speicherort werden nach dem Speichern angezeigt. Alle anderen Datenausgabeformen (Ausgabeziele) sind Bildschirmausgaben, die mithilfe der integrierten Druckfunktionen auch als Ausdruck erstellt werden können. Die Selektion der Datensätze erfolgt durch die gewählten Bedingungen in der Filtermaske. Diese Maske wird jedes Mal (alle Datensätze) aufgerufen. Aktion: Um zum Beispiel nachträglich einem Serienbriefauftrag noch weitere Adressaten zuzuweisen, ermöglicht es das System, mithilfe des Button „anhägen“ an vorhandene Datendateien weitere Datensätze anzuhängen. Die anzuhängenden Datensätze dürfen sich (selbstverständlich) vom Aufbau der bereits gespeicherten Sätze nicht unterscheiden (Reihenfolge und Anzahl der Variablen; Trennzeichen). Existiert die gewünschte Datenexportdatei noch nicht, so wird diese erstellt. Der Button „ausgeben“ generiert (nach eventueller Rückfrage) immer eine neue Datei. Dateinamen: Sowohl die Dateiname als auch der Speicherort sind in der Vorgabenmaske festgelegt und können auch dort editiert werde. Der verwendete Name ist abhängig von der aktuellen Auswahl aus der Vorgabenliste. Die Reihenfolge in der Vorgabenliste entspricht der Reihenfolge in der obigen Dateinamensliste. Es ist empfehlenswert, die Dateinamen nicht zu ändern. Im Falle einer notwendigen Änderung sollte immer ein direkter namentlicher Bezug gewährleistet sein. Der Speicherort kann jederzeit geändert werden. Datenexport: Um für (fast) alle textorientierte Programminterfaces eine Datenübernahme zu ermöglichen, ist der Datei-Satzaufbau bezüglich der fremdprogrammseitig erwarteten Syntaxvoraussetzungen flexibel steuerbar. Die Datendateien werden folglich nach Benutzervorgaben erstellt. Diese können beispielsweise direkt als Steuerdateien für die Serienbrieffunktionen von Textverarbeitungsprogrammen (sehr mächtige und vielseitige Automatisierungsfunktionen) verwendet werden. Für die Einbindung der Daten in ein Tabellenkalkulationsprogramm reicht es in der Regel aus, im Browser einen Doppelklick auf die csv-Datei zu tätigen. Die Daten werden dann automatisch übernommen. In der Voreinstellung werden csv-Dateien generiert. Durch Änderung der Vorgaben (Register „Vorgaben“ bzw. „Serienbrief“) sind aber alle textbasierten Dateien bzw. Steuerdateien möglich. Der Satzaufbau am Beispiel einer Serienbriefdatei: Der erste Datensatz der Steuerdatei enthält den für Serienbriefanwendungen zwingend notwendigen Variablenbezeichnersatz. Die einzelnen Variablenbezeichner bzw. deren Inhalte werden durch spezielle Zeichen – Feldtrenner – getrennt. Am Anfang und auch am Ende eines jeweiligen Datensatzes können in Sonderfällen Start- und Stoppsequenzen erwartet werden. Trennzeichen werden normal als Zeichen oder als ASCII-Wert - eine dreiziffrige Zahl, beginnend mit einem Gitterkreuz - eingegeben. Beispiel: Tab (Tabulator) als Trennzeichen -> #008 Die Satztrenner - Startsequenz und Endsequenz - sind meistens leer. Als Feldtrennzeichen wird meistens das Semikolon bzw. das Komma verwendet! Beim Komma ist zu beachten, dass dieses (in Deutschland) auch als Dezimalkomma Verwendung findet. Ein Komma als Trennzeichen sollte grundsätzlich vermieden werden. Achtung: Einige Tabellenkalkulations- und Textverarbeitungsprogramme akzeptieren - als Voreinstellung - zusätzlich auch das Leerzeichen als Feldtrennzeichen. Diese Voreinstellung in der Tabellenkalkulation muss abgeschaltet werden, da Leerzeichen oft Bestandteile von Daten sind. Beispiele: „Müller Lüdenscheidt”, „Hamburg Harburg”, „Alter Damenpfad” usw. Hinweis: Sowohl die vom User temporär modifizierte Gruppenwahl als auch die bei Bedarf geänderten Satz- und Feldtrenner werden permanent gespeichert. Hinweis: Die einzelnen vorhandenen Steuerdateien werden überschrieben. Dieses setzt allerdings voraus, dass die zu überschreibende Steuerdatei nicht von einem externen Programm - z. B. einem Tabellenkalkulationsprogramm oder Textverarbeitungsprogramm - geöffnet ist. In einem solchen Fall ist das die Datei verwendende Programm (Tabellenkalkulation, Textverarbeitungssystem) zu schließen oder die verwendete Datei unter einem anderen Namen zu speichern.

Dieser Bereich umfasst die drei Ausgabeziele: 1. „Listen- und Statistikausgabe“ 2. „nur Statistikausgabe“ 3. „Adressen: Etiketten - Briefanschriften usw.“ Die Datengrundmenge „aktueller Datensatz“ ist als Sonderfall zu sehen und greift nur auf den aktuellen Gastdatensatz (in der Kundendatenmaske) zurück. Es ist somit möglich, z. B. schnell einen Briefumschlag mit der aktuellen Kundenanschrift zu bedrucken. Falls noch kein Kundendatensatz in der Kundenmaske vorhanden ist, diese ist dann leer, erfolgt ein dementsprechender Hinweis. Der Button „Filter + Datenausgabe“ führt für alle drei obigen Ausgabeziele (Grundmenge: alle Datensätze) immer zur Maske „Datenauswahl - Filter“. Hier können dann die speziellen Vorgaben für die Datensuche vorgegeben werden. Die Änderungen bleiben bis zur Programmbeendigung gespeichert. Für das Ausgabeziel „Adressen: Etiketten - Briefanschriften usw.“ öffnet sich nach dem Buttondruck „Start Suche“ die Konfigurierungsmaske „Adressenlabel usw. - Ausgabeparameter“. Hier können im Bedarfsfall spezielle Ausgabeeigenschaften angepasst werden. Die Änderungen werden incl. Druckerdaten und Schriften gespeichert.