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Dieser Seitenabschnitt enthält die folgenden Themenkreise: Die Datenmaske  Kundendaten Eingabebeispiele:  Überbuchungskorrekturen (Automatische Fehlererkennung) Beispiel:  Fehlerhaftes Datum (Automatische Fehlererkennung) Beispiel:  Flüchtigkeitsfehler (Summen und Beträge Automatische Fehlererkennung) Ausgabe: Gäste-Karteikarten (Voreinstellung - Fehlerausgabe)
Programmabschnitt: Programmabschnitt: Programmabschnitt: - Datenmaske Kundendaten - - Datenmaske Kundendaten -
>>>>  Allgemeine Hinweise:  <<<< Siehe hierzu den Abschnitt Registerkarte  | Ferienhaus - Fewo | (FewoDaten) und den Abschnitt  "Dateneingaben - allgemein" (Eingabe). Da sich pro Gast mehrerer Buchungen (Buchungsnummer) vornehmen lassen, ist eine Differen- zierung nach Buchungsdaten - diese gelten jeweils für den aktuellen Buchungszeitraum - und den Stammdaten, die für alle Buchungsdaten gültig sind. Zu den Stammdaten gehört der gesamte Bereich der Anschrift einschließlich Titel, Anrede, Briefanrede. Die individuell verwendbaren Zusatzdaten A und B gehören ebenfalls dazu. Zu den Buchungsdaten gehören die verbleibenden Daten wie u. a. Anreise, Abreise, Buchungsart, Rechnungsdaten, Kosten einschl. Rabatt und Kurbeitrag, alle Zahlungsdaten, Kurzbemerkung und die potentiellen Zweitmieternamen. Es sind zur Zeit 30 individuelle Buchungen erfassbar. Ein Wechsel zu den einzel- nen Buchungen erfolgt mittels der beiden Zählpfeile. Die Buchungen werden im Kalender - im Kalenderbereich "Buchungen" - farbig ausgegeben. Auch hier werden Fehleingaben rot markiert. In Verbindung mit dem Buchungsstatus können die unterschiedlichen Buchungs- arten ausgewählt werden. Für Sonderbelegungen - z. B. Reservierungen für die eigene Familie usw. - empfiehlt es sich, den Status "Sonderfall A" bzw. "Sonderfall W" zu verwenden. Eine Ausblendung dieser Daten kann in Verbindung mit dem Filter ”Buchungsauswahl” in der Maske “Datenauswahl - Filter” (Suchvorgaben) sehr einfach eingestellt werden. Die Filtervoreistellung lautet: Nur Status "gebucht" berücksichtigen! _______________________________________________ Das nachfolgende Kundenfenster zeigt, dass die automatische Mietkostenberechnung (Berechnungen:) in diesem Fall über zwei Saisonzeiten verläuft. Im Gastdatenabschnitt befinden sich die beiden optional verwendbaren Datenfelder “Zusatz A“ und “Zusatz B“. Diese sind für den User für indiniduelle bzw. spezielle Anwendungsfälle vorgesehen und können bei Bedarf in der Vorgabenmaske aktiviert werden. Die Bezeichnungen sind hier frei editierbar. In der nachfolgenden Abbildung sind die beide Zusatzdatenfelder inaktiv geschaltet, erkennbar an der grauen Farbe. Der gesetzte Hacken in der Box “Mails nicht erwünscht“ (Telefonate ebenfalls) bewirkt, dass die Mailanschrift in grauer Farbe erscheint. Diese Checkbox ist ebenfalls abfragbar, sodass z. B. bei Serienbriefanwendungen oder beim automatisierten Mailversandverfahren diese Kunden ausge- schlossen werden können. Hinsichtlich der Mehrwertsteuerberechnungen können im Bereich ”Vorgaben” die Berechnungs- grundlagen geändert werden. Mit dem Schalter  kann im Ausgabemodus der voll automatisierte Kurbeitragsrechner zur Kontrolle oder für sonstige Aufgabenstellungen aufgerufen werden. Die Schalter sind für das kurzfristige Aus- und anschließende Einblendungen der Gastdaten vorgesehen. Eine Kundendatenausgabe kann - ähnlich wie bei der Fewo-Ausgabe - auf mehrere Arten erfolgen. 1. Diese Pfeile (down, up) ermöglichen das Blättern zum jeweils nächsten Datensatz. 2. Diese Pfeile zeigen den ersten bzw. letzten Datensatz der Kundendatei. 3. Diese Pfeile ermöglichen das Vor- und Zurückblättern in den - seit dem Programmstart - zuletzt aufgerufenen Datensätzen (History). Die Datenausgaben des jeweils nächsten Datensatzes (Pfeile down und up) werden hiervon (sinnvollerweise) nicht erfasst. 4. Der Schaltknopf “Datenausgabe / Suchen” öffnet das folgende Auswahlmenü (Scrollbar). Hier kann eine Selektion durch Zeicheneingaben (Groß- bzw. Kleinschreibung spielt keine Rolle) oder durch das klassische Scrollen erfolgen. Die Entertaste bzw. ein Mausklick schließt die Box und visualisiert die gewünschten Daten. >> Ein Abbruch ist mittels der “Esc-Taste” möglich. Das Datenfeld “Anmeldeschein-Nr.” ermöglicht u. a. die Erstellungen von Gästelisten (Gästeverzeichnis) für die Kurverwaltungen. Die Speicherkapazität für die Bemerkung beträgt 50 Zeichen. Im Bereich Mehrwertsteuerberechnung können für die Gesamtmiete und die Kurzzeitzuschläge unterschiedliche Steuersätze zum Ansatz gebracht (siehe Maske “ = Vorgaben =”). Der automatische Kurbeitragsrechner übernimmt neben den Mietzeiten die jeweilige Anzahl der kurbeitragspflichtigen Personen. Die Berechnung erfolgt vollautomatisch unter zusätzlicher Berücksichtigung der einzelnen Saisonzeiten (siehe auch unten; Kurbeitragsrechner). Die Übernahme muss bestätigt werden. Im obigen Beispiel setzt sich der Kurbeitrag (1 Erwachsener, 2 Kinder) von 60,30 EUR für die Zeit vom 22.10.2019 bis zum 04.11.2019 (10 Nächte plus 3 Nächte) folgendermaßen zusammen: 1 Erwachsener: 10 Nächte à 3,50 € (A) 35,00 € 3 Nächte à 2,30 € (A) 6,90 € 41,90 € 2 Kinder 10 Nächte à 0,80 € (B) 16,00 € 3 Nächte à 0,40 € (B) 2,40 € 18,40 €
Beispiel: Überbuchungskorrektur Beispiel: Überbuchungskorrektur
Korrektur einer (rot angezeigten) Überbuchung Wie in der nachfolgenden Hauptmaske für die Fewo “Strandhaus Kajüte”, Ausgabe “Belegung”, zu sehen ist, kommt es am 01. und 02.  Juni, erkennbar durch die rote Warnfarbe, zu einer Doppelbelegung. Die erste Mietzeit läuft vom 21. Mai bis zum 02. Juni, die zweite Mietzeit vom 01. Juni bis zum 17. Juni. Zu lösen ist der Konflikt nur, wenn die erste Mietzeit am 01.06. endet oder die zweite Mietzeit erst frühestens am 02.06. beginnt. Ein Mausklick, z. B. auf den 01. Juni (oder 02. Juni, rote Daten) öffnet das folgende Mieter-Kurzinfo- Fenster. Hier ist ebenfalls erkennbar, dass sich die Buchung von Herrn Indiana Goof (Buchugsnr. 1, 21.05.2019-02.06.2019) mit der Buchung von Herrn Kater Karlo (Buchungsnr. 1, 01.06.2019- 17.06.2019) überschneiden. Eine einfache Lösung des Konfliktes wäre gegeben, wenn Herr Goof einen Tag eher abreist, oder Herr Kater einen Tag später anreist. In diesen Fällen läge eine ganz normale Ab-und Anreise (am gleichen Tag) vor. In diesem Beispiel soll nun der Mietzeit-Anfang von Herrn Kater auf den 02. Juni umgebucht werden. Da der Abruf der obigen Kurzinformation gleichzeitig den zugehörigen Datensatz von Herrn Kater indiziert, enthält die Kundendatenmaske bereits die Kundendaten von Herrn Donald Kater. Hinweis: Herr Kater steht an letzter Position in der Info-Maske. Soll der Datensatz von Herrn Goof indiziert werden, so könnte man einfach ein Datum aus den Buchungsbereich von Herrn Goof anklicken, z.B. den 31.05.2019. Achtung: Bei der zu korrigierenden Buchung handelt es sich um die Buchung Nr. 1. Da das System immer die Buchung mit der höchsten Buchungsnummer, hier die Buchung Nr. 2, muss die aktuelle Buchung auf die Buchung Nr. 1 mithilfe der Buttons gesetzt werden. Der Schaltknopf “Dateneingabe” überführt das System in den rot markierten Eingabemodus. Das Anreisedatum wird nun auf den 02.06.19 korrigiert. Zur Änderung der Gesamtmiete kann man nun so lange die Entertaste betätigen, bis der Cursor in dem Gesamtmiete-Eingabefeld steht. Ein Mausklick auf das Eingabefeld “Gesamtmiete” hat die gleich Wirkung. Da im Teilmietefeld aber noch der alte (ein) Wert steht, wird der neue errechnete Mietwert zur Übernahme angeboten. Aufgrund der Voreinstellung “Ja” kann der Wert schnell mit der Entertaste bestätigt werden. Durch weitere Eingabetastenklicks werden die aktualisierten Daten ersetzt. Dieses gilt auch für den vom System neu berechneten Kurbeitrag. Wie oben zu sehen ist, hat der Beitragsrechner die aktualisierten Daten übernommen und den neuen Beitrag von 64,50 € errechnet. Der alte (z.Z. gespeicherte) Beitrag betrug 68,80 €. Ein Entertastendruck (Close ist voreingestellt) bietet nun den neuen Kurbeitrag zur Übernahme an, der ebenfalls mit einem Entertastendruck übernommen wird. Nach dem Eintrag des Kurbeitrages werden die neuen (errechneten) Gesamtkosten ebenfalls zur Übernahme angeboten. Die Eingabe wird mit der Taste “Speichern” abgeschlossen und gespeichert, die Rahmenfarbe wechselt von Rot auf Blau. Die letzte Datenänderung erfolgte am 09.10.2016 um 19:06 (Änderung für diese Beschreibung). Anmerkung: Die automatische Fehlerprüfung findet immer statt (Kontrollsumme). Ein Kontrollblick auf die Hauptmaske zeigt, dass der Überbuchungskonflikt (keine roten Daten) gelöst ist. Wie auch die Kurzinformation nun zeigt, reist der Gast Goof reist am 02. Juni 2019 ab und Herr Kater am 02. Juni 2019 an. Zusammenfassung: Im Prinzip erfolgt die komplette Umbuchung lediglich durch den Eintrag des neuen Datums. Alles andere lässt sich auf ein permanentes Drücken der Entertaste reduzieren!
Beispiel: Fehlerhaftes Datum Beispiel: Fehlerhaftes Datum
Neue (weitere) Buchung eines bereits registrierten Gastes. Beispiel: Herr Micky Maus möchte die Ferienwohnung Kajüte auch vom 23. bis zum 31. April 2019 buchen. Da das System den 31. April nicht akzeptiert, der April hat nur 30 Tage, könnte es hier rein theoretisch zu einem fatalen Flüchtigkeitsfehler kommen. Dieser wird allerdings vom System erkannt und explizit darauf verwiesen. Der Aufruf der Datenmaske für den Gast Maus Micky kann auch folgendermaßen erfolgen: 1. Register Kundendaten 2. Schalter Datenausgabe / Suchen 3. in die sich öffnende Auswahlbox die Zeichen m, ma oder mau usw. eingeben; 4. bei Bedarf mit der Pfeiltaste “Arrow down” bis zum Eintrag “Maus Micky” scrollen; 5. mit der Eingabetaste “Enter” die Wahl bestätigen. -> Die Auswahlbox wird geschlossen, die Daten sind (siehe unten) präsent. (Anmerkung: Die Auswahlbox kann auch jederzeit ohne Wirkung mit der ESC-Taste geschlossen werden.) In der aktuellen Datenmaske wird nun ein neuer Buchungsabschnitt, in diesem Fall der Buchungs- abschnitt Nummer 2 (LfdNr:) mit der roten Pfeiltaste aufgerufen. Der neue Buchungsabschnitt mit der laufenden Nummer 2 ist leer. Der Button „Dateneingabe“ überführt das System in den nachfolgenden Eingabemodus (rot). Der Eingabecursor wird automatisch auf die erste Eingabeposition “Haus: Fewo:” gesetzt. Nach der Wahl “Seehaus Kajüte” (z. B. Cursortaste, Entertaste) springt der Cursor zum Anreise- datum und danach zum Abreisedatum. Hier wird per Kurzeingabe (Anreise 2304, Enter) das nicht existierende Abreisedatum 31. April 2019 (3104, Enter) eingegeben. Dieses Abreisedatum wird automatisch als nicht zulässig abgewiesen. Das Eingabefeld bleibt leer und als Nächteanzahl erscheint das Fragezeichen. Die obige Konstellation kann logischerweise in der Hauptmaske nicht als belegt angezeigt werden. Es ist folglich als potenzielle Fehlerquelle zu betrachten. Spätestens an der Position Teilmiete wird diese Fehleingabe durch den Warnhinweis und der roten Unterlegung des fehlerhaften Datum-Eingabefeldes bemerkt und kann nachfolgend korrigiert werden. Die korrekte Eingabe, z. B. 30. April 2019 wird nachträglich akzeptiert. Im weiteren Ablauf (z. B. durch laufende Entertastenbetätigungen) ermittelt bzw. berechnet das System die Daten und bietet diese in gewohnter Weise an. Die Dateneingabe wird mit dem Button “Speichern” abgeschlossen. Die Daten werden vom System übernommen und aktualisiert dargestellt.
-  Automatisierte Fehlererkennung  - -  Automatisierte Fehlererkennung  - -  Automatisierte Fehlererkennung  - -  Automatisierte Fehlererkennung  -
Beispiel: Flüchtigkeitsfehler  Beispiel: Flüchtigkeitsfehler Summen und Beträge-  Automatisierte Fehlererkennung  - Summen und Beträge-  Automatisierte Fehlererkennung  -
Zwei exemplarische Beispiele für (erzwungene) Fehler und die daraus resultierenden Fehlermeldungen Hinweis: Nicht nur aufgrund der Fehlererkennungsverfahren sind diese Fehler im praktischen Datenerfassungsverlauf nicht denkbar. Anmerkung: Sind in der Zahlungsübersicht Beträge als bezahlt markiert (Zahlungsdatum), so werden diese vom System, z. B. durch automatische Berechnungsvorschläge, nicht mehr geändert. Eine diesbezügliche bewusste Änderung kann nur per Hand erfolgen. Die Plausibilitätsüberprüfungen incl. der potentiellen Fehlermeldungen erfolgen hiervon unabhängig. Beispiel: Bei der Buchung von Klara Kuh wurde für zwei Personen gebucht. Da Sie jedoch alleine anreist, muss die Kurtaxe von 83,80 EUR auf eine Person reduziert werden. Provozierter Fehler A: Nach der Korrektur der Kurtaxe im Eingabemodus auf 41,90 EUR wird (z. B. in einer Stresssituation), statt mit einigen abschließenden Entertastenbetätigungen die Eingabe korrekt abzuschließen, nun sofort die Taste Speichern gedrückt. In der Teilmaske Kostenaufteilung erscheint nun (nach der Speicherung) der Fehlerhinweis auf die zu hohen Gesamtkosten, konkret als Gesamtfehlerkosten: 41,90 EUR. Hinweis: positiver Betrag -> Gesamtkosten zu hoch, negativer Betrag -> Gesamtkosten zu klein. Provozierter Fehler B: Ein Mausklick im (erneuten) Eingabemodus auf das Gesamtkosteneingabefeld errechnet sofort den neuen Wert von 1461,90 EUR und bietet diesen zur Übernahme an. Würde nun nach der Übernahme, aus welchen Gründen auch immer, bereits an dieser Stelle gespei- chert, so würde die folgende Fehlermeldung erscheinen. Die dann erscheinende rote Fehlermeldung „1503,80 [ Differenz = 41,90 € ]“ weist auf eine Überzahlung von 41,90 EUR hin. Eine Unterzahlung würde als negativer Betrag ausgeworfen werden. Das (weitere) abschließende Korrekturverfahren an dieser Stelle ist simpel. Der Eingabevorgang wird dort weitergeführt, wo er in diesem Beispiel unterbrochen wurde. Also: Der Cursor wird auf das Feld Gesamtkosten gesetzt und nun werden einfach mithilfe der Eingabetaste die restlichen Daten übernommen. Nach der abschließenden Speicherung sind die Daten korrekt aktualisiert worden. Die nun wieder grüne Kontrollsumme weist in Verbindung mit einer nicht vorhandenen Fehlermeldung auf die Plausibilität der Daten hin. Eine Kontrollsumme in roter Farbe zeigt an, dass die Gesamtkosten sich von den Gesamtforderun- gen im Kostenplan unterscheiden. Die Differenz wird ausgeworfen. Es gilt: Eine positive Differenz bedeutet, dass die Gesamtkosten kleiner als die Forderungen, also die Zahlungen (Rechnungsbetrag) zu groß sind. Eine negative Differenz zeigt an, dass die Gesamtkosten größer als die Forderungen im Kostenplan sind. Diese Fehlerfälle können (normalerweise) im halbautomatischen Eingabebetrieb nicht auftreten!
Ausgabe: Gäste-Karteikarten Ausgabe: Gäste-Karteikarten (Voreinstellung - Fehlerausgabe) (Voreinstellung - Fehlerausgabe)
Obwohl mit den mächtigen und vielseitigen Serienbrieffunktionen - in Verbindung mit dem Daten- export - jegliche Arten von Listen, Briefen, Stammblättern usw. generierbar sind, wurde hier zusätz- lich eine umfangreiche schnelle und einfache Datenblattausgabe integriert. Der Ausdruck erfolgt in DIN-A4 Größe. Durch weitere Druckausgabe nach dem Umdrehen der bereits bedruckten A4 Blätter im Drucker entstehen jeweils zwei Stammblätter im DIN-A5 Format. Für die Verwendung als Karteikarte würde sich hier die Wahl eines höheren Papiergewichtes anbieten, z. B. 170 g/qm oder mehr. Dieses verstärkte Papier kann im direkten Papiereinzug von vielen Druckern bedruckt werden. Der Druckauftrag wird in der Gastdatenmaske im Abschnitt “Kartei-K(artendruck)” gestartet. Ausgegeben werden die jeweils dort dargestellten Gastdaten. Um eine unkontrollierte Ausgabe zu verhindern, kann die Druckausgabefunktion deaktiviert werden. Dieses ist an der grauen Schrift und dem grauen Schalter zu erkennen. Eine Aktivierung kann in der Vorgabenmaske unter der Option “Karteikartenausgabe” erfolgen. Die jeweils gewählte Aktivierungseinstellung wird gespeichert. Die Druckausgabe kann wieder aktiviert/deaktiviert werden, indem das Häkchen in der Karteikartenausgabe gesetzt/entfernt wird. Potenzielle Fehlerhinweise in den Karteikarten: Aus Sicherheitsüberlegungen werden in den Karteikarten zusätzlich auch eventuell vorhandenen Fehlermeldungen bzw. Fehlerhinweise ausgegeben. Zur Generierung eines derartigen exempla- rischen Karteikartenausdruckes wurden dem System die folgenden Fehler durch eine bewusste Eingabeunterbrechung aufgezwungen. Diese können im normal ablaufenden Eingabemodus (eigentlich) nicht entstehen. Isolierte Eingaben zur Fehlergenerierung: 1. Es wurden nachträglich nur im Eingabefeld „Sonderkosten“ der Betrag von 30 € auf 100 € erhöht. Die notwendigen (mittels Enter-Taste automatisch ablaufenden) Korrekturen der nachfolgenden Beträge wurden bewusst nicht durchgeführt. 2. Es wurde nachträglich im Eingabefeld „Zahlung A“ ein Betrag von 20 € eingetragen. Auch bei dieser isolierten Eingabe war es zur Fehlergenerierung zwingend notwendig, auf einen geziel- ten „Entertastendurchlauf“ zu verzichten, da dieser ebenfalls automatischen zu einer Korrektur der abhängigen Beträge geführt hätte. Die sofortige Speicherung führte zur obigen Fehlerausgabe. Zusammenfassend gilt: Die hier provozierten Fehleingaben sollen exemplarisch zeigen, dass vom System erkannte Fehler auch ihren Niederschlag in den Karteikarten haben. Diese Fehler sind im normalen Dateneingabeablauf eigentlich nicht denkbar.