Datendateiensystem Die Datendateien, sofern diese noch nicht existieren, werden bei der ersten Dateneingabe (Schaltknopf Speichern) im vorgegebenen Verzeichnis - Register Vorgaben - erstellt. Sowohl die erste Datensatzerstellung (Speicherung) als auch die jeweils letzte Datensatzänderung werden zeitlich dokumentiert und u. a. in der jeweiligen Datenmaske ausgegeben. _______________________________________________ Dateneingabe - allgemein: Durch den Schaltknopf „Dateneingabe“ erfolgt ein Wechsel in den (roten) Eingabemodus. Hier können dann beliebige Daten verändert oder neu eingegeben werden. Der Schaltknopf „Neuer Datensatz“ erzeugt eine leere Maske zur Neuaufnahme eines Gastes bzw. einer Ferienwohnung. Durch den Schaltknopf „Speichern“ werden die Eingaben gespeichert und die Daten neu ausgegeben. Die Funktion „Abbruch“ verwirft die in die aktuelle Maske eingegebenen Daten und stellt den vor der Eingabe aktuellen Datenbestand wieder her. Bevor eine Mieter-Ersteingabe (Gast) erfolgt, sollte bereits wenigstens eine Ferienwohnung gespeichert sein. Sinnvoll wäre es, zuerst die Ferienwohnungen mit ihren Daten, Saisonzeiten und die einzelnen Saisonpreise, einzugeben. Bei einer Gastdatenerfassung werden diese Daten erwartet. Die minimalste Dateneingabe sollte wenigstens den Wohnungsnamen beinhalten. Sind die notwendigen Daten vorhanden, berechnet das System nach der Speicherung, d. h. bei jeder Gastdatenausgabe auch die Mehrwertsteuerangaben. Dateneingabeführung: Die Eingabeführung ermöglicht eine schnelle und effiziente Dateneingabe. Im Eingabemodus wird durch die Betätigung der Entertaste (Knickpfeiltaste) immer die nächste Eingabeposition angesprungen, unabhängig von einer getätigten Dateneingabe. Die Auswahlfelder - Fewo, Buchungsstatus, Anrede usw. - können (und sollten) auch mit den Pfeiltasten bedient werden. Die oft störenden Mausbenutzungen werden dadurch auf ein Minimum reduziert. Beim Übergang in den Eingabemodus (Schaltknopf Dateneingabe) wird der Cursor auf die erste (sinnvolle) Eingabeposition gesetzt. Bei der Gastdateneingabe ist die Startposition die Ferienwohnungsauswahl. Eingaben können auch unabhängig von der Eingabeführung, z. B. mit der Maus, an jeder Position durchgeführt werden. Eingabefelder: Mit wenigen Ausnahmen haben Eingabefelder u. a. folgende allgemeine Eigenschaften: • Ein Doppelklick löscht die aktuelle Eingabe. • Die Esc-Taste stellt die alte Eingabe wieder her. • Bei Texteingaben ist eine Eingabe über die jeweils vorgesehenen Anzahl von Zeichen nicht möglich. • Solange nur Leerzeichen eingegeben werden, ist das Eingabefeld rot gefärbt. • Bei Zahleneingaben sind nur Ziffern und eventuell das Komma zugelassen. Ausnahmen: Um auch Rückzahlungen verbuchen zu können, sind für die Bereiche Zahlungen A und B auch negative Beträge zugelassen. • An bestimmten Positionen erfolgt eine Datenberechnung (siehe unten). • In sensiblen Datenbereichen erfolgen bei Änderungen Sicherheitsabfragen. • Eine Datumseingabe kann auch in Kurzform eingegeben werden. • Ein nicht existierende Datum ist nicht eintragbar. Datumeingabe: Ein Datum kann neben den Langformen - TT.MM.JJJJ - TT.MM.JJ - T.M.JJ - auch in den Kurzformen - TTMM bzw. TTMMJJ - eingegeben werden. Fehlt die Jahresangabe, so wird sie durch das aktuelle Jahr ersetzt. Als eingebbare Zeichen werden nur Ziffern, Punkte und Kommata akzeptiert, wobei Letztere als Punkte interpretiert werden. Die Eingabe 00 trägt das aktuelle Tagesdatum ein. Eingabebeispiele im aktuellen Jahr 2018: • Für das Ergebnis 29.07.2018: 29.07.2018 - 29.07.18 - 29.7.18 - 2907 - 290718 • Für das Ergebnis 29.07.2019: 29.07.2019 - 29.07.19 - 29.7.19 - ------- - 290719 Fehlerhafte Eingaben - auch ein ungültiges Datum, z: B. der 30.02.2018 oder 31.06.2018 - führen zur Leerausgabe. Im besonders kritischen Bereich der Buchungszeiten wird auf eine einzelne Leereingabe bei der Eingabe des Gesamtmietpreises per Fehlerhinweis hingewiesen (siehe Dateneingabe Gast). Datenberechnungen: An bestimmten Eingabepositionen erfolgt eine automatische Datenberechnung bezüglich der einzugebenden Daten. Diese Datenvorschläge können direkt oder verändert übernommen werden. Im sensiblen Kostenbereich sind hier neben der direkten Eingabe die folgenden drei Fälle möglich. • Das Dateneingabefeld ist leer, es wurden diesbezüglich noch keine Daten gespeichert. Das errechnete Datum wird in das Eingabefeld eingetragen und kann bestätigt werden. • Das Datenfeld ist nicht leer und die Daten unterscheiden sich. In diesem Fall wird ein Hinweisfenster mit dem aktuellen Wert und dem Übernahmeangebot geöffnet. Die Voreinstellung ist „übernehmen”. • Sollte im Bereich Kostenplan für das Eingabefeld bereits ein Zahlungseingang vermerk worden sein, so wird hier keine Vorgabe angeboten. Eine (kritische) Wertänderung ist aus Sicherheitsgründen nur durch eine direkte Eingabe möglich. Sofern diese Eingabefelder noch nicht belegt sind, werden die Ergebnisse dort zur Übernahme eingetragen und können mit der Enter-Taste übernommen werden. Hinsichtlich des voll automatisierten Kurbeitragsrechners, dieser wird im Verfahren der Eingabe- führung automatisch aufgerufen, gelten ebenfalls die obigen Regeln.