Schulverwaltung: Der Kriterienkatalog, der in den 80er Jahren zur Entwicklung des Datenbanksystems „H_DBank” führte, hat heute noch Gültigkeit und kann durchaus als Beurteilungsgrundlage für die Überprüfung von Schulverwaltungssystemen herangezogen werden. Das auf der Basis dieses Pflichtenheftes programmierte Schulverwaltungssystem lief nicht nur am Bördeberufskolleg, sondern auch mehrere Jahre ebenfalls sehr erfolgreich an den kaufmännischen Schulen des Kreises Soest, der „Hubertus Schwartz Schule”. Mit diesem serverbasierten Multiuser-System wurden zu dieser Zeit alle Schüler der jeweiligen einzelnen Schulformen zentral verwaltet. Um 1990 wurde das Systems hinsichtlich der Erfassung von Schülerleistungsdaten, mit dem primären Ziel, eine zentrale Zeugnis- und Karteikartenerstellung zu realisieren, erweitert. Bedingt durch die Vielfalt der unterschiedlichen Zeugnisarten und Formen wurden für die einzelnen Bildungsgänge Grundmasken auf Basis von Serienbrieffunktionen erstellt, die durch die exportierten Schülerindividual- und Leistungsdaten in Verbindung mit bedingten Verzweigungen und logischen Verknüpfungen jedes individuelle Zeugnis drucken konnten. Statt der üblichen Bevorratung von unterschiedlichsten Formularen waren nun nur noch für Abschlusszeugnisse die Mantelbögen der einzelnen Schulformen notwendig. Der Innenteil dieser DIN-A3 Zeugnisse als auch alle DIN-A4 Abgangs- und Halbjahreszeugnisse wurden komplett in einem Arbeitsgang gedruckt. Abschrift: Das Datenbanksystem in Stichworten Datenschutz Die Daten werden verschlüsselt abgelegt. • Die Datendateien und das Programm bilden eine abgeschlossene Einheit, die nur in dieser Gesamtheit lauffähig ist. Ohne Kenntnis eines gültigen Passwortes ist ein Systemzugang bzw. Zugriff nicht möglich. • Die einzelnen Programmfunktionen setzen unterschiedliche Zugriffsberechtigungen voraus. • Die Zugriffsberechtigungen werden durch die vom Supervisor dem Benutzer zugeordneten Zugriffshöhen geregelt. • Jeder autorisierte Benutzer kann sein persönliches Passwort jederzeit ändern. • Gleiche Passwörter sind zulässig, eine eindeutige Benutzerzuordnung erfolgt. • Jede Dateneingabe wird protokolliert, es ist nachträglich feststellbar, welche Daten zu welcher Zeit von wem eingegeben worden sind (Datenschutzgesetz NRW §10). Bedienerfreundlichkeit • Das Programm ist menügesteuert, die Menüs lassen sich sowohl mit der Maus als auch mit der Tastatur bedienen. • Dateneingaben werden überprüft, nicht sinnvolle Tasten werden gesperrt, Fehlermeldungen werden ausgegeben. • Daten, die in die Datenvorgabemasken eingetragen wurden, werden zur Übernahme angeboten. • Die Eingabepositionen (Datenfelder) in den einzelnen Masken können vor der Dateneingabe festgelegt werden, diese werden dann direkt angesprungen (Eingabeführung). • Auf die Eingaberecords kann sowohl über Suchbedingungen als auch sequentiell zugegriffen werden. • Die Formeleingabe für das sequentielle Suchen wird überprüft und im Fehlerfalle wird die Fehlerposition einschließlich eines Fehlertextes ausgegeben. • Bei Datenfeldern, die Schlüsselzahlen erwarten, können auch die gewünschten Begriffsanfänge eingegeben werden. Das System bietet dann die passenden Daten zur Übernahme an. Die Schlüssellisten können jederzeit ausgegeben werden. Leistungen • Als Suchverfahren stehen ein Binär - Baum- und ein sequentielles Verfahren zur Verfügung. Beide Verfahren können auch zusammen verwendet werden. Für spezielle Suchanforderungen, z: B. für die zentrale Erstellung von Zeugnissen, Klassenlisten aller Art, Karteikarten usw. stehen weitere Funktionen zur Verfügung. Diese ermöglichen zusätzliche Suchvorgaben mit Hilfe von Variablen zu definieren, welche anschließend sequentiell abgearbeitet werden. • Die Ausgabe der Daten erfolgt wahlweise als Klartext oder als KM-Schlüssel. Ein Umschalten ist jederzeit möglich. • Eine Listenausgabe kann mit dem Listengenerator erfolgen. Listen können generiert werden, die Listenkonstruktionen können zur weiteren Verwendung gespeichert werden. • Für die Textverarbeitung werden eine Steuer- und eine Datendatei erstellt. Die Textverarbeitungssysteme „WORD“ und „WORD-STAR“ können direkt angewählt werden, für andere Systeme (z. B. „IBM PC-TEXT“) kann der Steuer- und Datensatz interaktiv erstellt werden. Serienbriefe, z. B. Anschreiben der Betriebe, Zusagen für die neu aufgenommenen Schüler, Benachrichtigungen über Schulanfangszeiten, Datenlisten usw. können schnell erstellt werden. • Zeugnisse aller Schulformen (einschl. Abschlussz. DIN A3) sowie die zugehörigen Karteikarten können zentral erstellt werden. Hierbei wird weiße Pappe bzw. farbige für die Karteikarten in einem Durchgang vollständig bedruckt. Die Ausgabe erfolgt klassenweise alphabetisch geordnet. Die Zeugnisbevorratung der vielen unterschiedlichen Formulare kann entfallen. • Daten können als ASCII - Dateien exportiert werden. • Datendateien für das Programm „Zeugnis“ zur dezentralen Zeugniserstellung können erstellt werden. • Mit der Statistikfunktion können mehrere Einzelstatistiken in einem Durchgang erstellt werden. Alle Daten können in Beziehung gebracht werden. Die Statistikkonstruktionen können zur erneuten Verwendung gespeichert werden. • Die Versetzung und Ausschulung erfolgt automatisch. Versetzungs- bzw. Ausschulungsalgorithmen können zur erneuten Verwendung gespeichert werden. • Die Schüler, die die Schule verlassen, können in Ahnendateien übertragen werden. Von der Hauptdatei aus kann problemlos in eine Ahnendatei gewechselt werden. Alle Daten stehen zur Verfügung, alle Programmfunktionen können auf diese Ahnendateien angewendet werden. • Die gelöschten Records können physikalisch entfernt werden, ein Anwachsen der Schülerdatei wird verhindert. Siehe hierzu auch den Bereich „Datenbank - Schulverwaltung”